GAC 1.0 es parte de la Suite de E-Procurement diseñada y desarrollada por MKR Systems S.A., como empresa Consultora en Tecnologías de Información con más de diez años de presencia en el Mercado hemos estudiado permanentemente la forma de entregar soluciones informáticas que aporten valor a nuestros clientes, en ése sentido consideramos que el aporte que Internet puede dar a la Organización no solo se basa en los Market Places o en el comercio B-to-C, creemos que agilizando la cadena de abastecimiento se logra realmente la agilización de la cadena logística completa, lo que genera ahorros significativos en términos de aprovisionamiento de inventario.

¿Pero como agilizar la Logística de entrada si el proceso de aprovisionamiento es complejo, requiere negociación, se manejan grandes volúmenes de necesidades de compra, los proveedores no cumplen, seleccionar a los proveedores a quien comprar es complejo, etc, etc, etc?

Estas son preguntas recurrentes en las más diversas empresas. Pero todas ellas tienen una solución Común: Implementar un sistema de información que permita gestionar las necesidades de compra de la compañía, automatizando todo el proceso de compras, desde que se genera la Requisición (o necesidad de compra) hasta el envío de la Orden de compra al proveedor, pasando ágilmente y sin papeleos innecesarios por las instancias de aprobación internas. Esto es GAC 1.0, de MKR Systems S.A., una solución que permite a la compañía automatizar todo el proceso de compras mediante la aplicación de tecnologías de e-procurement .

GAC1.0 de MKR Systems permite la generación automática de solicitudes de cotizaciones las que son alimentadas desde las requisiciones generadas por los usuarios internos de la compañía, estas cotizaciones son generadas automáticamente en formato WEB y son enviadas automáticamente a todos los proveedores seleccionados en el sistema, GAC1.0 cuenta con las herramientas necesarias que ayudan al usuario de abastecimiento a decidir a quien debe cotizar y más tarde comprar determinados bienes, para ello el sistema almacena en su base de datos propia toda la información de compras de la compañía con la que va sugiriendo a quien cotizar determinados productos basándose en tres criterios de evaluación de proveedores pre-configurados, estos criterios son: Mejor Precio Histórico, Menor tiempo de aprovisionamiento, y mejor cumplimiento histórico, en función de estos criterios el sistema entrega al usuario de abastecimiento la mejor lista de candidatos para cotizar cada producto que se requiere comprar.

Cada Compañía define su propio proceso de Compras, sin embargo en el se pueden advertir ciertas tareas que son comunes para todas ellas. A continuación definimos el proceso de compras a grandes rasgos en seis puntos Básicos, y veremos como GAC 1.0 cubre las necesidades de su Organización.

Selección de Candidatos: El proceso siguiente sobre el cual el área de abastecimiento debe trabajar es la selección de los proveedores calificados para abastecer a la compañía de determinado insumos. La agilidad en este trabajo varia de acuerdo a la especialización de los compradores, a la plataforma informática de la compañía y al criterio del comprador. Con GAC 1.0 la selección de candidatos a cotizar es automática ya que el sistema almacena en su base de datos información relacionada al comportamiento de los proveedores de manera de proponer cuales pueden ser los proveedores capaces de abastecer a la compañía

Envío de Solicitudes de Cotización: Una ves que se selecciona la cartera de proveedores capaces de satisfacer las necesidades de la empresa, se les debe comunicar la necesidad de compra. Este proceso regularmente es telefónico o soportado mediante el envío de un fax que indica el producto a cotizar y la cantidad necesaria. El proveedor regularmente responde mediante una cotización vía fax. Con GAC 1.0 este proceso es automático el usuario solo selecciona los proveedores a quienes desea cotizar y el sistema automáticamente construye los emails que contienen los formularios web de cotización para que el proveedor los complete con su oferta.

Procesamiento de Respuestas: Con las respuestas recibidas de parte de los proveedores, el área de abastecimiento debe documentar la cotización, regularmente creando una carpeta que almacena las ofertas recibidas por cada proveedor para cada requisición de la empresa. Con GAC 1.0 el proceso de procesamiento de respuestas es automático, el sistema identifica las respuestas de los proveedores y la adjunta a la base de datos, con lo que el usuario recibe una alerta cuando un proveedor a respondido con una cotización.

Evaluación de Ofertas: Esta función regularmente es llevada a cabo por el jefe de abastecimiento o por el gerente del área solicitante o por un comité gerencial. Cabe señalar que el proceso de selección toma mucho tiempo si la especialización de los insumos a comprar es alta. Con GAC 1.0 la evaluación de ofertas se lleva acabo en el sistema, el usuario puede comparar las ofertas de distintos proveedores en la medida que estas respuestas van llegando al sistema.

Adjudicación de la Compra: Una vez conocidos los resultados del proceso de evaluación de Ofertas, es el área de abastecimiento quien debe notificar al proveedor la adjudicación de la compra. Esto regularmente se hace mediante la emisión de una orden de compra la que es enviada por correo postal o vía fax al proveedor. Por cada adjudicación, el área de abastecimiento debe enviar notificación a todos los participantes anunciando que su oferta no ha resultado ganadora. Con GAC 1.0 este proceso es automático, el usuario adjudica la compra a un proveedor y el sistema inmediatamente envía la Orden de Compra vía email y notifica a los otros proveedores que participaron del proceso.